社会保険関係や年末調整などの手続きの際、会社の総務担当者は従業者からマイナンバー(個人番号)を提供してもらう必要があります。ここではこのマイナンバーの提供について詳しくみていきましょう。
マイナンバー(個人番号)の提供を要求できる場合
会社はどのような場合にマイナンバーの提供を要求することができるのでしょうか。
マイナンバーの収集には厳しい制限があるため、マイナンバーの提供を要求できるのは基本的に『「個人番号関係事務」を処理するために必要があるとき』に限られます(番号法14①)。
例外として、個人番号利用事務の委託を受けた事業者の場合にはその個人番号利用事務を処理するときにもマイナンバーの提供を要求できます。
原則本人から提供されるマイナンバーですが、給与の源泉徴収事務のための従業員の扶養親族の情報など、必要な場合には本人以外から提供されることもあります。
勤務形態によるマイナンバーの提供の要求の可否
会社は、正社員・契約社員・嘱託社員・パートタイム労働者・アルバイトのいずれの勤務形態においても、源泉徴収票等の税務関連書類や社会保障関連書類にマイナンバーを記載する必要があるので、提供を求めることができます。
これは短期のアルバイトの場合も同様です。
一方で、派遣社員については、雇用契約の締結先が派遣元であり、各種手続きを派遣元が行うことになるため、派遣先の会社が派遣社員にマイナンバーの提供を要求することはできないものと解されています。
会社が従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合
各種必要な手続きを行うために従業員にマイナンバーの提供を求めたのに、断られてしまった場合はどうすればよいのでしょうか。
まずは、マイナンバーの提供を拒否した従業員に対して、税金や社会保障の手続きを行うために必要である旨（法律で定められた会社としての義務である旨）を説明する必要があります。
それでもマイナンバーの提供を拒否されてしまった場合、その手続きの提出先の行政機関等に連絡の上、指示をあおいでおいたほうがいいでしょう。
くわえて、提供を求めたことから拒否されたところまでの経過を記録しておくことで、単なる義務違反ではないことを明確にするとよいと思います。
この記録をとっておくことで、「会社としてマイナンバーの提供の要求をしたこと」および「マイナンバーの提供を受けたのに紛失したわけではないこと」の証拠となる可能性があり、会社としてのリスクを軽減できます。
新入社員等のマイナンバー(個人番号)の事前取得
新たに従業員やアルバイトを雇用した後すぐにマイナンバーの提供を求めることはできるのでしょうか。
マイナンバーの収集については、原則的には「個人番号関係事務」が発生した時点で行うこととされています。
しかし、この新規採用時などのように「将来的に個人番号関係事務を行うことが予期されるケース」についてはその時点で提供をもとめることができます。
他者にマイナンバーを提供できる場合とは
収集したマイナンバーを他社に提供できる場合については番号法19条に列挙されており、それ以外の場合に提供することは禁止されています。
会社は個人番号関係事務を行う範囲(必要な限度)において保有するマイナンバーを他社に提供することがみとめられています。
具体的には、社員のマイナンバーが記載された源泉徴収票を２通作成して、１通を税務署長に提出する場合などがあげられます。
従業員持株会へのマイナンバーの提供について
従業員持株会から配当にかんする支払調書を発行する場合で、なおかつその持株会の会員がその会社の従業員だけで構成されている場合、会社が保有しているマイナンバーを持株会へ提供しても問題ないのでしょうか。
実はこのケースの場合、原則的には持株会へのマイナンバーの提供はNGだと考えられます。たとえ従業員持株会が自社の従業員だけで構成されているとしても、法律上はその会社と持株会は別法人であるため、提供することができません。
しかし、従業員持株会が個人番号関係事務を会社に委託することは可能です。この場合は委託に関する番号法の規定を遵守する必要がでてきます。
会社内の部署間でのマイナンバーの利用
同じ社内でマイナンバーを提供する場合はどのような扱いになっているのでしょうか。
たとえば会社の経理部門が源泉徴収票の作成のために保管しているマイナンバーを従業員の業績管理のための番号として別部門に渡すような場合があると思います。
番号法１９条の「提供」については、会社などの法人(事業主)がマイナンバーを扱う場合、その法人の枠の外側の法人や個人、団体などに渡すことを意味しています。
そのため、上記のようなケースでは「番号法１９条の提供」に該当しないと考えられます。
しかし、注意しなければいけないのは番号法の提供にあたらなくても、マイナンバーを業績管理の番号として利用するのは番号法で定められた事務の利用目的の範囲外となることです。
これは目的外利用となるため、許されないと解されます。
一方で、たとえば源泉徴収票の作成のために経理部が保管しているマイナンバーを、あらかじめ利用目的として定めた社会保険事務手続きのために総務部に渡す場合については、番号法の「提供」にも「目的外利用」にも該当しないため可能であるといえます。