事業者は、個人番号関係事務の処理に必要な範囲においてマイナンバー（個人番号）を収集・保管することができます。
今回は、「マイナンバー（個人番号）はいつまで保管をすることができるのか」などについてご説明していきたいと思います。
【提出された本人確認書類をコピーして保管しておくことはできるの？】
マイナンバー（個人番号）の提供を受ける際には、マイナンバー（個人番号）カードや通知カード、身元確認書類等によって本人確認をする必要があります。
では、提出してもらった本人確認書類をコピーし、保管しておくことはできるのでしょうか。
番号法上、本人確認書類のコピーを保管しなければならないという義務はありませんが、本人確認の記録を残す目的でコピーし、保管することはできます。
なお、本人確認書類のコピーを保管する場合には、適切な安全管理措置を講ずることが必要になります。
【マイナンバー（個人番号）はいつまで保管できるの？必要がなくなったら廃棄しなければならないの？】
マイナンバー（個人番号）は、番号法で定められている事務を行う必要がある限り、保管をすることができます。
例えば、継続的な雇用契約を結んでいる従業員からマイナンバー（個人番号）の提供を受けた場合を考えてみましょう。
この従業員のマイナンバー（個人番号）は、給与の源泉徴収事務や健康保険・厚生年金保険届出事務などに利用されていますが、来年度以降も継続的に利用する必要があります。
なので、マイナンバー（個人番号）を保管しておくことができると考えられます。
また、マイナンバー（個人番号）が記載されている書類などについては、法令により一定期間の保存が義務付けられているものがあります。
そういった場合には、法令で定められている期間保管をすることになります。
一方で、番号法上の事務を処理する必要がなくなった場合、且つ、法令で定められている保存期間を経過したマイナンバー（個人番号）については、できるだけ速やかに廃棄や削除をしなければなりません。
例えば、扶養控除等申告書は、所得税法が定める日から7年間保存することとなっています。
この期間を経過した場合には、申告書に記載されているマイナンバー（個人番号）を保管しておく必要がないので、速やかに廃棄しなければなりません。
【マイナンバー（個人番号）が記載されている書類や電磁的記録を廃棄する場合、マイナンバー（個人番号）以外の情報を残して保管することはできるの？】
番号法では、マイナンバー（個人番号）が記載されていない書類や電磁的記録を保管することは禁止されていません。
なので、マイナンバー（個人番号）の部分を復元できないようにマスキングや削除をした上で保管を続けることはできます。
【マイナンバー（個人番号）を廃棄したことの記録は残しておかなければならないの？】
マイナンバー（個人番号）の廃棄や削除をした場合には、「廃棄・削除をした」という記録を保存することとされています。
なお、記録の内容としては、マイナンバー（個人番号）自体は含めず、廃棄・削除した特定個人情報ファイルの種類や名称、責任者と取扱部署、廃棄・削除の状況などが考えられます。
【休職者のマイナンバー（個人番号）は保管できるの？】
従業員が休職している場合でも、雇用契約は継続しているので、マイナンバー（個人番号）を継続的に保管できると考えられます。
【育児休業・介護休業取得者のマイナンバー（個人番号）は保管できるの？】
育児休業・介護休業取得者と事業者の間には。雇用契約が継続しています。
なので、マイナンバー（個人番号）を継続的に保管することができます。
【まとめ】
ここまで、「マイナンバー（個人番号）はいつまで保管をすることができるのか」などについて見てきました。
マイナンバー（個人番号）は、個人番号関係事務を行う必要がある限りは保管することができ、必要がなくなった場合には速やかに廃棄・削除しなければならないことが分かりました。
廃棄・削除した場合には、記録を残す必要があることに注意しましょう。