「安全管理」について、従来からある個人情報保護と大きく異なっている点が2点あります。
① 特定個人情報を取り扱う事務を行う際を特定する「取扱区域」の概念
② 不要になった特定個人情報の廃棄の概念
ここでは、企業にとって大きな課題となる①についてみていきます。
「情報の廃棄」とは
マイナンバーに関する制約には「目的外の保管の禁止」があります。
これは、取得する際にも、「利用する目的がないマイナンバーを取得してはならない」
ということのほかに、「その情報を利用する目的がなくなれば、それ以降の保管を禁止する」
ということです。
従来の保管で問題になる点
従業員にかかわる書類や情報を例に挙げて考えてみます。
従来、扶養控除申告書などの申告書類等は、一定期間保管をしています。特に法定の保管期間
が定められている各種申請書類等は、法定保管期間を超えて「念のため」保管している企業も
多いことと思います。
しかし、それらの書類に「マイナンバーが記載」されていれば「特定個人情報」となります。
「特定個人情報」は「目的外の保管の禁止」が規定されているので、法定保管期間を超えて
保管することは、規定に反することになるのです。
すなわち、マイナンバーが記載された書類・申請書類は、所定期間保管後、廃棄しなければ
ならないということになります。
例として従業員に関する「特定個人情報」をあげましたが、お客様のマイナンバーを管理する
金融機関については、契約解除を行った際には同様の対応を求められるため、大量の処理が
発生します。
従来との違いを見てもわかるように今後は、「書類・データの取扱いルール」を大幅に見直す
必要が出てきます。
・ 書類・データごと
・ 保管可能期間
・ 廃棄すべき期日
これらについては、ガイドラインに明確に規定されており、すべての企業がすべきたた対応
です。
廃棄の方法
廃棄については、ガイドラインに
「個人番号関係事務又は個人番号利用事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令等に
おいて定められている保存期間等を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに
復元できない手段で削除又は廃棄する」
と規定されています。
また、具体的な対応方法の例示として、
・ 書類等を破棄する場合は、焼却又は溶解等の復元不可能な手段
・ 機器及び電子媒体等を破棄する場合は、専用のデータ削除ソフトウエアの利用又は
物理的な破壊等により復元不可能な手段
・ 容易に復元できない手段
が挙げられています。
まとめ
従業員及びお客様のマイナンバーを保管・廃棄に際しては細心の注意が必要です。
また、廃棄についてはきちんとしたルールを作り、正しい廃棄方法で廃棄をしなければ
法令違反になるということを意識し処理をすることが大切です。