企業がとるべき対応
マイナンバーは「社会保障・税・災害分野」において利用されます。そのうちの
「社会保障・税」の手続きは、従業員本人が行うわけではなく、会社が本人に代わり
手続きを行っているのが現状です。例えば、社会保険・雇用保険の資格取得・資格喪失
税の面では、源泉徴収票への記載などがあげられます。
この手続きの際、マイナンバーの利用がスタートすると、従業員の氏名・住所などの他に
マイナンバーが必要となってきます。
そのため、企業は従業員及びその扶養家族のマイナンバーを把握しておく必要があるのです。
≪ 具体的な対応内容 ≫
① 各種帳票に記載が必要となる対象者（従業員や扶養親族）のマイナンバーの収集
② 収集したマイナンバーの保管
③ マイナンバーの記載が必要な帳票にマイナンバーを記入する
簡単に言えばこれだけの対応ですが、従業員の人数が多くなればなるほど業務量は増大
します。
また、従業員は正社員だけを指すわけではなく、契約社員やパート・アルバイトを含め
会社が直接雇用を行っている従業員すべてが対象となります。
企業が運用していくうえで注意すべき点
① 関係者全員のマイナンバーを漏れなく集める必要がある
関係者は、従業員本人のほか扶養親族、また謝金など個人の支払先など多岐にわたります。
そしてマイナンバーの第三者提供は本人の同意があっても原則禁止となっているために、
収集する方法としては直接本人から提供してもらうことが必要なのです。
② 従業員や関係者の本人確認手続きが必須となる
マイナンバーを収集する方法は、本人からの提供です。その際には、「本人確認」が
必要です。本人確認の具体的基準は厳格に規定されています。
③ ガイドラインに従って安全に管理・運用する必要がある
マイナンバーの管理は非常に厳しいルールに則って行うことが求められており、具体的には
「ガイドライン」に規定された運用を行う必要があります。
まとめ
企業は、従業員本人に代わって様々な手続きを行うことになるために、従業員など関係者から
マイナンバーを収集し保管・運用をする必要があります。
その際の管理・運用について問題があった場合には、立ち入り検査が行われたり罰則の対象
となる場合もあります。
企業には、しっかりとしたマイナンバーの管理・運用が求められているのです。