マイナンバー制度が導入されたことにより、私たちの個人情報はマイナンバー（個人番号）に紐づけて管理されるようになりました。
では、行政機関においては、どのような管理の仕方をしているのでしょうか？
そこで今回は、「行政機関での個人情報の管理方法」の他、「マイナンバー制度に関係する法令」、「番号法と個人情報保護法令の関係」、「マイナンバー制度に関係する用語」についてご説明していきたいと思います。
【行政機関での個人情報の管理方法とは？】
個人情報は、マイナンバー（個人番号）に紐づけられて管理されることになりますが、今まで通り個人情報は、それぞれの行政機関で管理することになります。（分散管理）
他の行政機関の個人情報が必要になった場合には、一定の条件を満たすことを条件にして照会や提供が行われます。（情報連携）
マイナンバー（個人番号）を基にした共通の巨大データベースを構築・管理し、その集約された個人情報を各行政機関が閲覧することができる「一元管理」方式ではありません。
【マイナンバー制度に関係している法令とは？】
マイナンバー制度に関係している法令としては、以下の4つが挙げられます。
◎番号法・・・マイナンバー制度の主たる内容を定めた重要な法律
◎整備法・・・マイナンバー制度が導入されるにあたって関係する36の法律を一斉に改正する法律
◎システム機構法・・・地方公共団体システム機構について定めている法律
・地方公共団体システム機構とは、地方公共団体が共同で運営する組織です。
地方公共団体に代わって番号法に規定されている事務等を行い、行政事務の合理化に寄与することが目的となっています。
◎内閣法等改正法・・・マイナンバー制度が導入されるにあたって内閣法等の一部を改正する法律
【番号法を個人情報保護法令との関係とは？】
番号法では、マイナンバー（個人番号）に多くの個人情報が紐づけられているため、より慎重にその取り扱いを行う必要があります。
そこで、個人情報保護法令に、マイナンバー（個人番号）を含む個人情報の取り扱いに関する内容を追加し、修正をしています。
個人情報保護法の第1章から第3章では、民間企業や国の行政機関、独立行政法人等、地方公共団体のそれぞれに通じる「個人情報の取り扱いに関する基本理念等」が定められています。
より具体的な個人情報の取り扱いについては、以下のように定められています。
○民間企業：個人情報保護法第4章～第6章
○国の行政機関：行政機関個人情報保護法
○独立行政法人等：独立行政法人等個人情報保護法
○地方公共団体：各地の個人情報保護条例
【マイナンバー制度に関係する用語とは？】
マイナンバー制度に関係している用語とその意味は、以下の通りです。
［個人情報］
生存する個人に関する情報であって、その情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの
（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することはできることとなるものを含む）
［個人番号］
番号法の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、どの住民票に記載された者を識別するために指定されるもの
［特定個人情報］
個人番号（個人番号に対応し、その個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む）をその内容に含む個人情報
例えば、個人番号が記載された扶養控除等申告書などの書類や、源泉徴収票を作成するためにシステムに保存された個人番号を含むデータなどが該当します。
［個人情報ファイル］
個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について検索することができるように体系的に構成したデータや書類等
［特定個人情報ファイル］
個人番号をその内容に含む個人情報ファイル
［個人番号利用事務］
行政機関、地方公共団体、独立行政法人等の行政事務を処理する者が、その保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索、管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する、番号法第9条第1項又は第2項に定められた事務
［個人番号関係事務］
個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う、番号法第9条第3項に定められた事務
［個人番号利用事務実施者］
個人番号利用事務を処理する者、及び、個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者
例えば、民間企業が個人番号利用事務の委託を受けた場合には、個人番号利用事務実施者として個人番号を取り扱うことになります。
［個人番号関係事務実施者］
個人番号関係事務を処理する者、及び、個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者
民間企業が個人番号を取り扱う場合には、個人番号関係事務実施者として取り扱います。
［個人情報取扱事業者］
個人情報ファイルを取り扱う事業者であって、一定の要件（当該ファイルで識別される個人の数の合計が過去6ヵ月以内に一度でも5,000を超えたこと）を満たす者
個人情報保護法の第4章から第6章が適用されることになります。
【まとめ】
ここまで、「行政機関での個人情報の管理方法」・「マイナンバー制度に関係する法令」・「番号法と個人情報保護法令の関係」・「マイナンバー制度に関係する用語」について見てきました。
行政機関では、マイナンバー（個人情報）の紐づけられた個人情報を巨大なデータベースで管理する「一元管理」ではなく、それぞれの行政機関で管理をしながら、必要なときに照会・提出を行う「分散管理」が採用されていることが分かりました。
また、マイナンバー制度に関係する用語は、きちんと理解しておくようにしましょう。